( 一) 函數和公式
1 .什麼是函數
Excel 函數即是預先定義，執行計算、分析等處理資料任務的特殊公式。以常用的求和函數SUM 為例，它的語法是
“SUM(number1,number2,......)”。其中“SUM”稱為函數名稱，一個函數只有唯一的一個名稱，它決定了函數的功能和用途。函數名稱後緊跟左括弧，接著是用逗號分隔的稱為參數的內容，最後用一個右括弧表示函數結束。
參數是函數中最複雜的組成部分，它規定了函數的運算物件、順序或結構等。使得用戶可以對某個單格或區域進行處理，如分析存款利息、確定成績名次、計算三角函數值等。 按照函數的來源，Excel 函數可以分為內置函數和擴展函數兩大類。前者只要啟動了Excel， 用戶就可以使用它們；而後者必須通過單擊“工具→增益集”功能表命令載入，然後才能像內置函數那樣使用。
2 .什麼是公式
函數與公式既有區別又互相聯繫。如果說前者是Excel 預先定義好的特殊公式，後者就是由用戶自行設計對工作表進行計算和處理的公式。以公式“=SUM(E1:H1)*A1+26”為例，它要以等號“=”開始，其內部可以包括函數、引用、運算符和常量。上式中的“SUM(E1:H1)”是函數，“A1”則是對單格A1 的引用(使用其中存儲的資料)，“26”則是常量，“*” 和“+”則是算術運算符(另外還有比較運算符、文本運算符和引用運算符)。
如果函數要以公式的形式出現，它必須有兩個組成部分，一個是函數名稱前面的等號，另一個則是函數本身。
（ 二） 函數的參數
函數右邊括弧中的部分稱為參數，假如一個函數可以使用多個參數，那麼參數與參數之間使用半形逗號進行分隔。參數可以是常量(數位和文本)、邏輯值(例如TRUE 或FALSE)、陣列、錯誤值(例如#N/A)或單格引用(例如E1:H1)， 甚至可以是另一個或幾個函數等。參數的類型和位置必須滿足函數語法的要求，否則將返回錯誤資訊。
1. 常量
常量是直接輸入到單格或公式中的數位或文本，或由名稱所代表的數位或文本值，例如數位“2890.56”、日期
“2003-8-19”和文本“黎明”都是常量。但是公式或由公式計算出的結果都不是常量，因為只要公式的參數發生了變化，它自身或計算出來的結果就會發生變化。
2. 邏輯值 邏輯值是比較特殊的一類參數，它只有TRUE(真)或
FALSE(假)兩種類型。例如在公式“=IF(A3=0,"",A2/A3)”中，“A3=0”就是一個可以返回TRUE(真)或FALSE(假)兩種結果的參數。當“A3=0”為TRUE(真)時在公式所在單格中填入“0”，否則在單格中填入“A2/A3”的計算結果。
3. 陣列
陣列用於可產生多個結果，或可以對存放在行和列中的一組參數進行計算的公式。Excel 中有常量和區域兩類陣列。前者放在“｛｝”(按下Ctrl+Shift+Enter 組合鍵自動生成)內部，而且內部各列的數值要用逗號“,”隔開，各行的數值要用分號“;”隔開。假如你要表示第1 行中的56、78、89 和第2 行中的90、76、80，就應該建立一個2 行3 列的常量陣列“｛56,78,89;90,76,80｝。 區域陣列是一個矩形的單格區域，該區域中的單格共用一個公式。例如公式“=TREND(B1:B3,A1:A3)”作為陣列公式使用時，它所引用的矩形單格區域“B1:B3,A1:A3”就是一個區域陣列。
4 .錯誤值
使用錯誤值作為參數的主要是資訊函數，例如“ERROR.TYPE”函數就是以錯誤值作為參數。它的語法為
“ERROR.TYPE(error_val)”， 如果其中的參數是#NUM!，則返回數值“6”。
5. 單格引用
單格引用是函數中最常見的參數，引用的目的在於標識工作表單格或單格區域，並指明公式或函數所使用的資料的位置，便於它們使用工作表各處的資料，或者在多個函數中使用同一個單格的資料。還可以引用同一工作簿不同工作表的單格，甚至引用其他工作簿中的資料。 根據公式所在單格的位置發生變化時，單格引用的變
化情況，我們可以引用分為相對引用、絕對引用和混合引用三種類型。以存放在F2 單格中的公式“=SUM(A2:E2)”為例，當公式由F2 單格複製到F3 單格以後，公式中的引用也會變化為“=SUM(A3:E3)”。若公式自F 列向下繼續複製，“行標”每增加1 行，公式中的行標也自動加1。如果上述公式改為“=SUM($A $3:$E ＄3)”， 則無論公式複製到何處，其引用的位置始終是“A3:E3”區域。混合引用有“絕對列和相對行”，或是“絕對行和相對列”兩種形式。前者如“=SUM($A3:$E3)”，後者如“=SUM(A$3:E$3)”。 上面的幾個實例引用的都是同一工作表中的資料，如果要分析同一工作簿中多張工作表上的資料，就要使用三維引用。假如公式放在工作表Sheet1 的C6 單格，要引用工作表Sheet2 的“A1:A6”和Sheet3 的“B2:B9”區域進行求和運算，則公式中的引用形式為“=SUM(Sheet2!A1:A6,Sheet3!B2:B9)”。也就是說三維引用中不僅包含單格或區域引用，還要在前面加上帶“!”的工作表名稱。 假如你要引用的資料來自另一個工作簿，如工作簿Book1 中的SUM 函數要絕對引用工作簿Book2 中的資料，其公式為“=SUM(［Book2］Sheet1! SA S1: SA S8,［Book2］Sheet2! SB S1: SB S9)”，也就是在原來單格引用的前面加上 “［Book2］Sheet1!”。放在中括弧裏面的是工作簿名稱，帶“!”的則是其中的工作表名稱。即是跨工作簿引用單格或區域時，引用物件的前面必須用“!”作為工作表分隔符號，再用中括弧作為工作簿分隔符號。不過三維引用的要受到較多的限制，例如不能使用陣列公式等。 提示：上面介紹的是Excel 默認的引用方式，稱為“A1引用樣式”。如果你要計算處在“宏”內的行和列，必須使用“R1C1 引用樣式”。在這種引用樣式中，Excel使用“R”加“行標”和“C”加“列標”的方法指示單格位置。啟用或關閉R1C1 引用樣式必須單擊“工具→選項”功能表命令，打開對話方塊的“常規”選項卡，選中或清除“設置”下的“R1C1引用樣式”選項。由於這種引用樣式很少使用，限於篇幅本文不做進一步介紹。
6. 嵌套函數
除了上面介紹的情況外，函數也可以是嵌套的，即一個函數是另一個函數的參數，例如“=IF(OR(RIGHTB(E2,1)="1"，
RIGHTB(E2,1)="3"，RIGHTB(E2,1)="5"，RIGHTB(E2,1)="7"，RIGHTB(E2,1)="9"),"男","女")”。其中公式中的IF 函數使用了嵌套的RIGHTB 函數，並將後者返回的結果作為IF 的邏輯判斷依據。
7. 名稱和標誌
為了更加直觀地標識單格或單格區域，我們可以給它們賦予一個名稱，從而在公式或函數中直接引用。例如
“B2:B46”區域存放著學生的物理成績，求解平均分的公式一般是“=AVERAGE(B2:B46)”。在給B2:B46 區域命名為“物理分數”以後，該公式就可以變為“=AVERAGE(物理分數)”，從而使公式變得更加直觀。 給一個單格或區域命名的方法是：選中要命名的單格或單格區域，滑鼠單擊編輯欄頂端的“名稱框”，在其中輸入名稱後回車。也可以選中要命名的單格或單格區域，單擊“插入→名稱→定義”功能表命令，在打開的“定義名稱”對話方塊中輸入名稱後確定即可。如果你要刪除已經命名的區域，可以按相同方法打開“定義名稱”對話方塊，選中你要刪除的名稱刪除即可。 由於Excel 工作表多數帶有“列標誌”。例如一張成績統計表的首行通常帶有“序號”、“姓名”、“數學”、“物理”等“列標誌”(也可以稱為欄位)，如果單擊“工具→選項”功能表命令，在打開的對話方塊中單擊“重新計算”選項卡，選中“工作簿選項”選項組中的“接受公式標誌”選項，公式就可以直接引用“列標誌”了。例如“B2:B46”區域存放著學生的物理成績，而B1 單格已經輸入了“物理”字樣，則求物理平均分的公式可以寫成“=AVERAGE(物理)”。 需要特別說明的是，創建好的名稱可以被所有工作表引用，而且引用時不需要在名稱前面添加工作表名(這就是使用名稱的主要優點)，因此名稱引用實際上是一種絕對引用。但是公式引用“列標誌”時的限制較多，它只能在當前資料列的下方引用，不能跨越工作表引用，但是引用“列標誌”的公式在一定條件下可以複製。從本質上講，名稱和標誌都是單格引用的一種方式。因為它們不是文本，使用時名稱和標誌都不能添加引號。
（ 二）函數輸入方法
對Excel 公式而言，函數是其中的主要組成部分，因此公式輸入可以歸結為函數輸入的問題。
1.“插入函數”對話方塊“插入函數”對話方塊是Excel 輸入公式的重要工具，以公式“=SUM(Sheet2!A1:A6,Sheet3!B2:B9)”為例，Excel輸入該公式的具體過程是： 首先選中存放計算結果(即需要應用公式)的單格，單擊編輯欄(或工具欄)中的“fx”按鈕，則表示公式開始的“=”出現在單格和編輯欄，然後在打開的“插入函數”對話方塊中的“選擇函數”列表找到“SUM”函數。如果你需要的函數不在裏面，可以打開“或選擇類別”下拉清單進行選擇。最後單擊“確定”按鈕，打開“函數參數”對話方塊。 對SUM 函數而言，它可以使用從number1 開始直到number30 共30 個參數。對上面的公式來說，首先應當把游標放在對話方塊的“number1”框中，單擊工作簿中的“Sheet2!”工作表標籤，“Sheet2!”即可自動進入其中，接著滑鼠拖動選中你要引用的區域即可。接著用滑鼠單擊對話方塊的“number2”框，單擊工作簿中的“Sheet3!”工作表標籤，其2 名稱“Sheet3!”即可自動進入其中，再按相同方法選擇要引用的單格區域即可。
上述方法的最大優點就是引用的區域很準確，特別是三維引用時不容易發生工作表或工作簿名稱輸入錯誤的問題。
2. 編輯欄輸入如果你要套用某個現成公式，或者輸入一些嵌套關係複雜的公式，利用編輯欄輸入更加快捷。
首先選中存放計算結果的單格；滑鼠單擊Excel 編輯欄，按照公式的組成順序依次輸入各個部分，公式輸入完畢後，單擊編輯欄中的“輸入”(即“√”)按鈕(或回車)即可。 手工輸入時同樣可以採取上面介紹的方法引用區域，以公式“=SUM(Sheet2!A1:A6,Sheet3!B2:B9)”為例，你可以先在編輯欄中輸入“=SUM()”，然後將游標插入括弧中間，再按上面介紹的方法操作就可以引用輸入公式了。但是分隔引用之間的逗號必須用手工輸入，而不能像“插入函數”對話方塊那樣自動添加。